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Enregistrements et messagerie

Votre Centrex Cloud conserve deux types de contenus audio : les enregistrements d’appels et les messages de messagerie vocale. Cette page explique comment les activer, les consulter et gérer l’espace de stockage associé.

Activer l’enregistrement des appels​

L’enregistrement peut être activé au niveau souhaité (par exemple pour un poste, un groupe ou une file), depuis l’interface d’administration de votre Centrex (lien fourni à l’activation) :

  1. Ouvrez la fiche de l’objet concerné (extension, groupe d’appel ou file d’attente).
  2. Activez l’option d’enregistrement des appels.
  3. Enregistrez.
attention

L’enregistrement des conversations est encadré par la loi. En France, vous devez notamment informer vos interlocuteurs que l’appel est enregistré, préciser la finalité, respecter le RGPD et limiter l’accès aux enregistrements. Assurez-vous d’être en conformité avant d’activer cette fonction.

Écouter et télécharger les enregistrements​

Les enregistrements sont accessibles depuis la section dédiée de l’interface d’administration. Vous pouvez généralement :

  • rechercher un enregistrement par date, par poste ou par numéro,
  • l’écouter directement dans le navigateur,
  • le télécharger au format audio pour l’archiver hors du Centrex.
astuce

Si un enregistrement doit être conservé au-delà de la durée de rétention (voir ci-dessous), téléchargez-le et archivez-le dans vos propres systèmes avant son échéance.

Rétention des enregistrements​

Les enregistrements d’appels sont soumis à une durée de rétention (par exemple 90 jours). Passé ce délai, ils sont automatiquement supprimés afin de maîtriser l’espace de stockage et de respecter le principe de conservation limitée des données.

La messagerie vocale est conservée séparément et n’est pas concernée par la même règle de rétention que les enregistrements d’appels.

info

La durée de rétention exacte appliquée à votre service vous est communiquée à l’activation. Vérifiez-la auprès de notre équipe si vous avez des obligations d’archivage spécifiques.

Messagerie vocale et notification par e-mail​

Chaque poste peut disposer de sa propre boîte vocale. Lorsqu’un appelant laisse un message :

  1. Le message est enregistré dans la boîte vocale du poste.
  2. Une notification par e-mail peut être envoyée à l’utilisateur, avec le message audio en pièce jointe selon la configuration.

Pour activer la messagerie et sa notification :

  1. Ouvrez la fiche de l’extension concernée.
  2. Activez la messagerie vocale.
  3. Renseignez l’adresse e-mail de notification.
  4. Enregistrez.
astuce

La notification par e-mail permet à vos collaborateurs de ne manquer aucun message, même lorsqu’ils ne sont pas à leur poste. C’est particulièrement utile pour les équipes en mobilité.

Quota de stockage​

Chaque offre inclut un quota de stockage qui couvre, pour l’ensemble de votre Centrex :

  • les enregistrements d’appels,
  • les messages de messagerie vocale,
  • les journaux d’appels.

Lorsque le quota approche de sa limite, pensez à télécharger puis supprimer les contenus que vous n’avez plus besoin de conserver en ligne. La rétention automatique des enregistrements contribue également à maîtriser cet espace.

info

Vous pouvez suivre l’occupation de votre stockage depuis l’interface d’administration. Si votre activité nécessite davantage d’espace, contactez-nous pour adapter votre offre.

Besoin d’aide ?​

Pour toute question sur l’enregistrement, la messagerie ou votre quota, notre équipe vous accompagne.