Utilisateurs et rôles

Votre CRM Cloud est conçu pour le travail en équipe. Chaque collaborateur dispose de son propre compte, avec des droits adaptés à sa fonction. Cette page explique comment ajouter des utilisateurs, comprendre les rôles et les permissions, puis organiser vos équipes de façon saine.

Pourquoi des comptes individuels

Donner à chaque personne son propre accès présente trois avantages majeurs : la traçabilité (on sait qui a fait quoi), la sécurité (un départ se gère en désactivant un seul compte) et la pertinence (chacun ne voit que ce qui le concerne).

Ajouter un utilisateur

L’ajout d’un collaborateur se fait depuis l’espace d’administration de votre CRM, accessible aux comptes disposant des droits d’administrateur.

1. Ouvrez la gestion des utilisateurs dans l’administration.
2. Créez un nouvel utilisateur.
3. Renseignez son nom, son adresse électronique et son identifiant de connexion.
4. Attribuez-lui un rôle et, le cas échéant, une ou plusieurs équipes.
5. Enregistrez : l’utilisateur peut alors définir son mot de passe et se connecter.

Préparez vos accès avant le déploiement

Avant d’ouvrir le CRM à toute votre équipe, listez les collaborateurs concernés et la fonction de chacun. Vous attribuerez ainsi les bons rôles dès le départ et éviterez des corrections ultérieures.

Comprendre les rôles et les permissions

Un rôle est un ensemble de permissions que l’on attribue à un ou plusieurs utilisateurs. Plutôt que de régler les droits personne par personne, vous définissez des rôles types (par exemple « Commercial », « Responsable », « Lecture seule ») que vous réutilisez.

Les permissions déterminent, pour chaque module, ce qu’un utilisateur peut faire :

• Consulter : voir les fiches, sans les modifier.
• Créer : ajouter de nouvelles fiches.
• Modifier : mettre à jour les fiches existantes.
• Supprimer : retirer des fiches.

Les permissions précisent aussi l’étendue de l’accès : uniquement ses propres fiches, celles de son équipe, ou l’ensemble des données de l’entreprise.

Rôle (exemple)	Vocation	Étendue type
Administrateur	Gérer le CRM et les utilisateurs	Accès complet
Responsable commercial	Piloter l’activité de l’équipe	Données de son équipe
Commercial	Gérer son portefeuille	Ses propres fiches et celles de son équipe
Lecture seule	Consulter sans modifier	Consultation uniquement

Les droits d’administration avec parcimonie

Réservez le rôle d’administrateur à une ou deux personnes de confiance. Un compte administrateur peut modifier la configuration, les utilisateurs et l’ensemble des données. Pour l’usage quotidien, un rôle commercial suffit largement.

Les équipes

Une équipe regroupe des utilisateurs qui travaillent ensemble (par exemple « Équipe Nord », « Avant-vente » ou « Support »). Les équipes servent à partager et à cloisonner l’information : une fiche rattachée à une équipe est visible par ses membres, selon les permissions de leur rôle.

Un utilisateur peut appartenir à plusieurs équipes. Cette souplesse permet de refléter votre organisation réelle, par secteur géographique, par gamme de produits ou par type de clientèle.

Bonnes pratiques d’organisation

• Partez du simple. Commencez avec quelques rôles clairs et affinez au fil de l’usage.
• Nommez clairement. Des intitulés de rôles et d’équipes explicites évitent les erreurs d’attribution.
• Appliquez le juste nécessaire. Accordez à chacun les droits dont il a besoin, ni plus, ni moins.
• Tenez la liste à jour. À chaque arrivée ou départ, créez ou désactivez le compte concerné sans attendre.
• Revoyez régulièrement. Une vérification périodique des rôles et des équipes garde votre base saine et sécurisée.

Désactiver plutôt que supprimer

Lorsqu’un collaborateur quitte l’entreprise, préférez la désactivation de son compte à sa suppression. Vous conservez ainsi l’historique des actions et des fiches qu’il a créées, tout en bloquant tout nouvel accès.

Besoin d’aide

Pour tout accompagnement sur la gestion des utilisateurs, des rôles ou des équipes, notre équipe est à votre disposition.

• Rendez-vous dans votre espace client : https://odoip.com/clientarea.php.
• Ouvrez un ticket auprès de notre support depuis cet espace.

Nous vous aidons volontiers à définir une organisation adaptée à votre entreprise.